О проекте и клиенте Проект охватил нишу частного образования — это школы, ориентированные на высокое качество обучения. К нам обратилось сразу несколько организаций по рекомендации нашего крупного клиента «Билим Казынасы», который ранее занял престижные места по уровню автоматизации в Казахстане. Среди новых объектов автоматизации были такие школы, как «Нурорда», Galaxy, СДЛ (лицей для девочек) и «Айс Таным». Часть из них находится в Алматы, часть — в других городах.
Проблематика и боли До внедрения работа велась «по старинке»: данные хранились в бумажных записках и разрозненных Excel-таблицах. Отсутствовал контроль над лидами, не было аналитики и понимания конверсии. Менеджеры сами отвечали за свои контакты, что приводило к потере целевых запросов.
Главными болями клиента были: -Отсутствие структуры в работе с потенциальными учениками. -Низкая скорость ответов родителям, для которых сервис является определяющим фактором при выборе школы. -Хаос в формировании классов и графиков оплат, что создавало нагрузку на бухгалтерию и риск кассовых разрывов.
Реализация и сроки Основной этап внедрения занял 15 рабочих дней. Срок был немного расширен из-за высокой нагрузки на учителей и менеджеров, а также необходимости постепенного сбора данных. Мы намеренно внедряли систему поэтапно, чтобы минимизировать саботаж со стороны сотрудников и дать им время привыкнуть к новому инструменту.
Технические решения Мы реализовали две сложные воронки в Битрикс24: -Воронка продаж: Включает в себя весь путь родителя — от первого обращения до записи на экскурсию, проведения тестирования и проверки результатов. Все уведомления и рассылки результатов автоматизированы. -Воронка сопровождения: Отвечает за распределение учеников по классам и решение текущих вопросов, что позволило четко разграничить зоны ответственности сотрудников.
Интеграции и кастомная разработка Для оперативной связи подключен WhatsApp (через сервис Wazzup) и облачная телефония. Это позволило сохранять записи разговоров и контролировать качество сервиса. Также настроена интеграция с Kaspi для автоматического получения данных об оплатах в CRM. В качестве уникального решения (на примере «Билим Казынасы») был реализован парсер почты: он считывает данные от банковских систем и с помощью кода автоматически фиксирует платежи в системе, что решает проблему отсутствия прямых API у некоторых сервисов.
Результаты внедрения -Прозрачность: Руководство получило полный контроль над работой менеджеров, а сотрудники — понятную структуру «по полочкам». -Эффективность: Автоматизация рассылок и работы роботов сняла колоссальную нагрузку с персонала. Теперь приглашения на экскурсии и результаты тестов уходят автоматически. -Финансовый контроль: Платежи выставляются вовремя, графики оплат прозрачны для родителей и менеджеров. -Конверсия: Скорость и качество обслуживания выросли, что позволило значительно сократить потерю клиентов на этапе выбора школы.
Перспективы Данная ниша является крайне перспективной, так как спрос на качественное частное образование в Казахстане постоянно растет. Решение является типовым для нашей компании и может быть масштабировано на любую частную школу за 2 недели. В дальнейшем возможна глубокая интеграция с 1С и сервисами онлайн-подписания документов через ЭЦП (например, Doodocs).